Quanto custa um funcionário para empresa? Veja o cálculo e como economizar na contratação

O verdadeiro custo de um funcionário para a empresa vai muito além do seu salário e pode chegar até 3 vezes o valor do salário, pois existem tributos que fazem parte desta conta e que precisam ser levados em consideração: férias, 13º salário, FGTS, vale transporte, vale-refeição, plano de saúde e mais.

Em pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas e pela Confederação Nacional das Indústrias, ficou evidente que o custo efetivo de um funcionário para a empresa pode chegar a até 3 vezes o valor do salário pago ao trabalhador. Além disso, o custo de funcionário pode variar conforme o sindicato de classe, o regime de apuração da Empresa e o ramo de atividade.

Saber os custos visa estimular o valor gasto pela empresa para manter o funcionário, considerando a soma das verbas trabalhistas: 13º, adicional de férias, vale alimentação e transporte, além das contribuições sociais como o INSS, considerando também indenizações em caso de demissão; reunindo os impostos e encargos previstos em lei.

A Contabilizei, além de abrir sua empresa de graça, te apoia no momento de contratação de um funcionário. Saiba como podemos te ajudar falando com um de nossos especialistas.

Afinal, quanto custa um funcionário?

Pelas regras da CLT, o colaborador tem direito a:

• Férias;
• 13° salário;
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Existem os chamados encargos sociais, que a empresa paga para órgãos diversos. Eles variam conforme o regime tributário adotado pelo empreendimento.

Por isso, quando falamos se CLT x PJ vale a pena para quem está à procura de uma vaga, deve ser considerado tais valores. Utilize a calculadora CLT x PJ da Contabilizei e saiba como calcular a diferença salarial.

Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios

O vale-transporte é uma obrigação coletiva e, portanto, não deve ser incluído no salário, mas sim pago à parte. Esse é um direito garantido por lei.

Neste caso, deve-se calcular quantos ônibus o funcionário utiliza por dia para ir e voltar do trabalho e multiplicar por 22 (que é a média de dias úteis por mês). Para esse benefício, o colaborador contribui com 6% do seu salário.

Lembrando que a substituição do Vale-transporte pelo Auxílio Combustível é possível mediante ao acordo entre empresa e colaborador. Mas é necessário que o funcionário renuncie ao seu direito ao vale transporte, além de fornecer mensalmente os comprovantes de gastos com combustível.

Benefícios como vale-refeição e vale-alimentação são opcionais e definidos de acordo com a categoria, muitas vezes determinados por convenção coletiva e o preço médio para se almoçar na cidade.

Além disso, a empresa pode arcar com outros benefícios como plano de saúde, plano odontológico, auxílio-creche, etc.

Se você é empresário, possui funcionários e ainda não conhece o cálculo do Fator-R para utilizar a folha de pagamento como uma das formas de diminuir a tributação, fale com um especialista da Contabilizei e saiba como podemos te ajudar. Se você pretende ter e quer desde já entender como estruturar sua empresa, a Contabilizei também pode te ajudar.

Como calcular o custo de um funcionário?

Para saber quanto custa um funcionário para a empresa, as taxas e valores que devem ser pagos são estipulados de acordo com o regime que segue. Separamos informações para que você possa entender sobre o cálculo e ver como otimizar os custos.

O custo de um funcionário nos diferentes regimes tributários

Simples Nacional

Muito utilizado entre as micro e pequenas empresas, conta com alíquotas mais brandas. Além disso, isenta as empresas de pagarem os encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente de trabalho (SAT) e contribuições ao SEBRAE, SENAI, SESI ou Incra.

https://youtu.be/t8h6JfS_oZU

Imagine que o funcionário receba um salário-base de R$ 1.000,00. Deve-se somar a ele:

• 8% de FGTS por mês – R$ 80,00;
• Férias – R$ 1.000,00 (valor anual);
• 1/3 sobre férias – R$ 333,33 (valor anual);
• 13° salário – R$ 1.000,00 (valor anual);
• 8% de FGTS do valor anual – R$ 186,67;
• Provisão Mensal – R$ 210,00.

Soma-se, ainda, o valor do vale-transporte e vale-alimentação mensais, que, vamos supor que seja, respectivamente, R$ 132,00 e R$ 220,00.

O total é de R$ 1.642,00. Subtraindo 8% de INSS que ele deve pagar e os 6% referentes ao vale-transporte, a conta fecha em R$ 1.502,00.

Lucro Real ou Presumido

Neste regime, além dos encargos assumidos no Simples Nacional, são acrescentadas outras taxas:

• 20% de INSS (contribuição patronal);
• De 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
• 2,5% de salário educação;
• 20% correspondente ao descanso semanal remunerado;
• 8,33% correspondem ao 13º salário;
• 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);
• 11,11% correspondente às férias, levando em conta um salário por ano somado de 1/3 de abono.

Neste caso, o custo médio chega a aproximadamente R$ 1.700,00 por funcionário, ou seja, a empresa gasta R$ 700,00 a mais.

Se os cálculos te parecem complicados, contar com uma contabilidade especializada como a Contabilizei pode fazer toda a diferença.

Tipos diferentes de contratação de funcionários

Diferença entre CLT e PJ

Com a CLT, o funcionário tem direito a benefícios concedidos por lei. Logo, para ele, costuma ser mais vantajoso, mesmo que isso implique em uma rotina de horários mais rígida, incluindo a necessidade de dar pausa para o almoço.

Para as empresas, a CLT gera mais custos, visto que, é preciso arcar com diversas outras taxas além do salário propriamente dito. Em contrapartida, esse formato favorece a retenção de talentos, pois os benefícios são formas de valorizar o esforço.

No formato PJ, o empregador pode repassar o dinheiro que seria gasto com os encargos diretamente para o funcionário. Além de ter a possibilidade de receber mais, o trabalhador tem flexibilidade de horários, já que não está fixo às horas exigidas por lei.

Em contrapartida, o profissional PJ não tem direito aos chamados benefícios sociais, como décimo terceiro e férias. Além disso, em caso de demissão, não pode ser enquadrado no auxílio-desemprego, limitando-se a receber aquilo que foi acordado no contrato de prestação de serviços.

Outro aspecto bastante importante em relação à Pessoa Jurídica é o fato de não poder possuir vínculo com a empresa, porque não pode haver nenhum fator que vincule-o à empresa, como, por exemplo, início e término da jornada diária definidos, ou seja, horário para entrar e sair. 

É importante saber que isso gera vínculo trabalhista e, uma vez que isso ocorra, é possível que haja passivos trabalhistas inimagináveis e incalculáveis à empresa, podendo resultar em inviabilidade, por isso, deve ser levado em conta quando pensamos no quanto custa um funcionário para a empresa.

Por isso, uma consultoria é indispensável nesta questão para que a empresa se proteja 100% de eventuais riscos e passivos nesta ordem. Fale com a Contabilizei, uma contabilidade especializada em micro e pequenas empresas, e saiba como prosseguir.

As duas modalidades apresentam vantagens e desvantagens, cabe às duas partes envolvidas definir o que é mais vantajoso para si.

Legislação e Reforma Trabalhista

A Reforma Trabalhista — Lei nº 13.647/2017 inovou ao trazer mudanças relacionadas ao custo de um trabalhador para a empresa. Veja qual delas pode ser mais vantajosa para o seu tipo de negócio.

Contratação de empregados

A MP 936 tornou possível a existência da jornada de trabalho parcial e intermitente, o trabalho remoto (home-office) e a remuneração por meio de jornada ou de diária. Tudo isso deve ser acordado entre os funcionários e as empresas.

Possibilidade de Terceirização

A nova lei também permitiu a terceirização da atividade-fim das empresas, previsão que era proibida antes do advento da Reforma. Dessa maneira, o empregador pode buscar prestadores de serviços sem que isso implique na sua contratação como seu funcionário direto.

Logo, as despesas relativas aos encargos trabalhistas são suportadas pela empresa terceirizada a qual o empregado está vinculado.

As modalidades de contratação

Como vimos, a Reforma Trabalhista instituiu algumas espécies de contratação que surgiram para gerar flexibilidade a empregador e empregado. Veja algumas dessas modalidades de contratação e as suas diferenças de custo.

Contrato intermitente

Esse modelo de contratação remunera o trabalhador conforme as suas horas de trabalho efetivamente prestadas para a empresa. Não há um tempo mínimo para a jornada semanal e o empregado também poderá prestar seus serviços para outros empregadores. O colaborador tem direito a 13º salário, férias proporcionais e FGTS, mas não tem direito a receber seguro-desemprego.

Home office

No contrato do tipo home office os custos equivalentes à estrutura do trabalho e demais despesas ficam a cargo da empresa. O empregado deverá receber FGTS, férias, 13º, horas-extras e deverá ter direito ao descanso semanal remunerado.

Profissional autônomo

É possível que uma empresa contrate os serviços de um empregado autônomo de maneira exclusiva, sem que isso seja considerado um vínculo empregatício. Logo, não havendo vínculo empregatício, não serão devidos os encargos trabalhistas que seriam pagos a um empregado celetista.

Com a Contabilizei, por exemplo, você conta com assessores para apoiá-lo na geração da folha de pagamentos.

Encargos Sociais

Quando se contrata um novo membro para a equipe, a empresa deve assumir 37% do valor do salário líquido com os encargos sociais.

Deste valor (de 37%), 29% representa a contribuição patronal (INSS).

Em relação a um salário de R$ 1.000, por exemplo, esse valor é de R$ 290. Os 8% restantes são relativos ao fundo de garantia (FGTS), o que resulta no valor de R$ 80.

Custos com treinamentos e benefícios

Toda empresa deve considerar, quando pensa no quanto custa um funcionário, também os custos com o crescimento dele, como por exemplo:

• Gastos com capacitação;
• Gastos com workshops e treinamentos;
• Gastos com benefícios para atrair e reter talentos.

Esses custos devem ser considerados investimentos, afinal permitem que a empresa gere novos diferenciais de mercado e crie demandas necessárias para o crescimento do próprio negócio.

Calculando o custo final de um funcionário

Para calcular o quanto custa um funcionário para a empresa, é necessário considerar os valores combinados na contratação, como salário e benefícios como vale-transporte ou auxílio-alimentação, e também os valores que devem ser pagos sobre os tributos para o governo, que tem possibilidade de variação a depender da categoria.

Considerando o cumprimento de todos os valores fiscais a serem pagos e considerando todas as obrigações previstas em lei sobre o custo de um funcionário, vamos pensar em um exemplo de um funcionário com o salário de R$ 1.000,00:

• Salário = R$ 1.000,00;
• Vale-transporte = R$ 138,00 (passagem a R$ 4,50);
• Auxílio-alimentação = (Empresa pagará por 80% do valor);
• Fração de 13° (8,3%) = R$ 83,00
• Fração de férias (11,11%) = R$ 111,10;
• FGTS (8%) = R$ 80,00;
• Fração do FGTS com 13° e férias (1,4%) = R$ 14,00;
• INSS (20%) = R$ 200,00;
• Fração do INSS com 13° e férias (4%) = R$ 40,00.

Custo total do funcionário no exemplo: R$ 1.666,10 sem incluir o auxílio-alimentação.

E esses são os cálculos base que você precisa fazer na hora da contratação de funcionários. Aplicando as variações e valores corretos para a sua empresa, você conseguirá ter uma visão mais ampla de como prosseguir suas contratações, focando nas necessidades que o seu negócio tem para um maior crescimento e mais lucratividade.

Conte com o conhecimento técnico de quem entende. Fale com os especialistas da Contabilizei e traga sua empresa para o maior escritório contábil do Brasil.

Como otimizar custos com a mão de obra?

O capital humano é o que mais impacta no controle financeiro de uma empresa, por isso, a melhor forma de otimizar os custos é olhar de forma estratégica o crescimento do negócio, sem deixar de lado as regras e a legislação.

Separamos alguns pontos importantes para você analisar para otimizar esse processo:

Capacitação de equipe

Uma boa ideia é investir em cursos que trazem as novidades das novas tecnologias. Elas podem ser ótimas ferramentas para controlar os gastos  e agilizar os processos.

Monitoramento de produtividade

Os funcionários estão desmotivados? Os equipamentos estão dificultando o processo?

Essas respostas vão ajudar a traçar um planejamento para melhorar a performance dos colaboradores e, consequentemente, aumentar a produtividade sem aumentar os custos.

Além de otimizar os custos com os colaboradores, você pode otimizar o pagamento de impostos. Para isso, descubra como migrar de contador e venha para a Contabilizei.

Apoio tecnológico

As ferramentas certas ajudam a diminuir as atividades manuais, o que evita erros e dá um descanso a mais para o seu time, que vai fazer a atividade com maior rapidez ou vai poder, ainda, exercer outra função.

Um software de gestão te ajuda a controlar o fluxo de caixa e monitorar os custos de mão de obra com uma precisão muito maior. Para ainda mais facilidades, que tal uma contabilidade online e acessível de onde você estiver? Conheça a Contabilizei.

Calcule o Retorno sobre o investimento (ROI)

Agora que você sabe quanto custa um colaborador para a empresa, é hora de melhorar o ROI com contratações de qualidade.

Você pode encontrar um profissional ideal para a vaga e reduzir em até 70% o tempo de contratação, além de contratar com 5 vezes mais eficiência.

Assim, você pode selecionar as habilidades e experiências que deseja para a empresa e convidar os potenciais candidatos para entrevistas na própria plataforma, ganhando tempo e refinando sua busca, realizando de forma online com praticidade.

Com um processo seletivo mais ágil e certeiro, a empresa tem grandes chances de aumentar o ROI do capital humano a cada contratação de forma organizada e estratégica, criando caminhos mais seguros para o crescimento do negócio.

E agora, já sabe quanto custa ter funcionários na sua empresa?

Conheça o plano Experts da Contabilizei e conte com atendimento de um assessor especialista no seu segmento de atuação, que além de entender da sua rotina, cuida da sua contabilidade e te apoia na gestão da sua empresa.

Para saber o quanto custa um funcionário para a empresa, você precisa levar em consideração os pontos que falamos até aqui e ainda se atentar em qual é a forma de contratação mais vantajosa para a sua empresa. E diante disso, ter respaldo de uma consultoria financeira com um olhar estratégico é uma ótima saída para que o seu negócio não perca dinheiro e evite problemas com o fisco.